Разрабатываем платежный календарь в MS Excel. Основные этапы разработки системы платежного календаря Платежный календарь по взаиморасчетам на примере предприятия

Платежный календарь, его назначение и структура2013 г. Похожие работы на тему "Платежный календарь, его назначение и структура":
Другие работы:

Год: 2013 г.

Введение

В современных условиях хозяйствования многие предприятия поставлены в условия самостоятельного выбора стратегии и тактики своего развития. Самофинансирование предприятием своей деятельности стало первоочередной задачей. В условиях конкуренции и нестабильной внешней среды необходимо оперативно реагировать на отклонения от нормальной деятельности предприятия. Управление денежными потоками является тем инструментом, при помощи которого можно достичь желаемого результата деятельности предприятия - получения прибыли. Важно грамотно распоряжаться денежными средствами для получения наивысших показателей эффективности работы предприятия.

Невозможно эффективно управлять производством и деятельностью любого коммерческого предприятия, не имея четкого, обоснованного и детально разработанного финансового плана.

Основным и наиболее важным объектом финансового планирования являются денежные потоки предприятия.

Несмотря на огромное значение бюджетного управления для предприятия, составление годовых планов (бюджетов) с детализацией их по месяцам явно недостаточно для оперативного управления движением денежных средств. Для этого необходимо составлять более подробный оперативный план — платежный календарь.

1. Платежный календарь, назначение и виды

Платежный календарь — это план организации производственно-финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники денежных поступлений и расходы за определенный период времени. Он полностью охватывает денежный оборот коммерческой организации; дает возможность увязать поступления денежных средств и платежи как в наличной, так и безналичной форме; позволяет обеспечить постоянную платежеспособность и ликвидность.

Платежный календарь - это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты.

Платежный календарь, как правило, представляет собой месячную детализацию показателей положительных и отрицательных денежных потоков с разбивкой по дням (пятидневкам, декадам) бюджета движения денежных средств. Основная цель составления платежного календаря видится в достижении максимальной сбалансированности положительных и отрицательных денежных потоков в каждый момент планируемого интервала времени, а также в обеспечении платежеспособности предприятия. Именно платежный календарь как средство управления денежными потоками на предприятии должен решать задачу синхронизации положительных и отрицательных денежных потоков. Достижение такой сбалансированности способствует ускорению оборачиваемости денежных средств, вовлечению дополнительного их количества в оборот, улучшению платежной дисциплины и т.д., что в совокупности приводит в конечном итоге к повышению рентабельности деятельности организации.

Основной целью разработки платежного календаря является установление конкретных сроков поступления денежных средств и платежей предприятия и их доведение до конкретных исполнителей в форме плановых заданий.

Временной график платежей дифференцируется в ежедневном разрезе, хотя отдельные виды этого планового документа могут иметь еженедельную или ежедекадную периодичность (если такая периодичность не оказывает существенного влияния на ход осуществления денежного оборота предприятия или вызвана неопределенностью сроков платежей).

Виды платежных календарей дифференцируются в рамках предприятия в разрезе отдельных видов хозяйственной деятельности, а также структурных единиц и подразделений.

Налоговый платежный календарь — «График налоговых платежей», где отражаются все виды налоговых платежей, перечисляемых предприятием в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды. Календарной датой уплаты избирается, как правило, последний день установленного срока перечисления налогов и сборов.

Календарь инкассации дебиторской задолженности — платежи включаются в календарь в суммах и в сроки, предусмотренные соответствующими договорами (контрактами) с контрагентами. В целях отражения реального денежного оборота датой поступления денежных средств считается день их зачисления на расчетный счет (это позволяет исключить период флоута в расчетах с дебиторами).

Календарь обслуживания финансовых кредитов — суммы и даты выплат включаются в платежный календарь в соответствии с условиями кредитных (лизинговых) договоров.

Календарь выплат заработной платы — разрабатывается на предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, цехов и т. п.).

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов — суммы и даты этих платежей устанавливаются в соответствии с договорами с контрагентами или планами закупки товарноматериальных ценностей. Обычно в составе этих платежей отражается и погашение кредиторской задолженности предприятия по расчетам с поставщиками.

Календарь (бюджет) управленческих расходов — в составе этого бюджета отражаются платежи по закупке компьютерных программ и средств оргтехники, не входящих в состав внеоборотных активов; расходы на командировки; почтово-телеграфные расходы и другие затраты, связанные с управлением предприятием (кроме затрат на оплату труда административно, управленческого персонала, отражаемых в календаре выплат заработной платы). Сумма платежей этого календаря определяется соответствующей сметой, а даты их осуществления — по согласованию с соответствующими службами управления.

Календарь (бюджет) реализации продукции — содержит два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию» и «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции».

Календарь (бюджет) формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций — состоит из двух разделов: «Графика затрат на приобретение различных долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» (акций, долгосрочных облигаций и т. п.) и «Графика поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля».

Календарь (капитальный бюджет) реализации программы реальных инвестиций — составляется по показателям двух разделов: «Графика капитальных затрат» (на приобретение основных средств и нематериальных активов) и «Графика поступления инвестиционных ресурсов» (в разрезе отдельных их источников).

Календарь (капитальный бюджет) реализации отдельных инвестиционных проектов — подобен предыдущему календарю.

Календарь (бюджет) эмиссии акций включает «Графики платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций и обеспечивающих их продажу» (комиссионное вознаграждение и др.), а также «Графики поступления денежных средств от эмиссии акций».

Календарь (бюджет) эмиссии облигаций — подобен предыдущему календарю.

Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам — суммы и сроки платежей устанавливаются в разрезе каждого вида кредита в соответствии с условиями кредитных договоров.

2. Структура и порядок составления платежного календаря

Платежный календарь составляется обычно на предстоящий месяц (с разбивкой по дням, неделям и декадам). Он состоит из двух разделов: 1) график расходования денежных средств (или график предстоящих платежей); 2) график поступления денежных средств.

График расходования денежных средств отражает сроки и суммы платежей компании в предстоящем периоде по всем (или конкретным) видам ее финансовых обязательств для реализации инвестиционного проекта. График поступления денежных средств, по которым имеется возвратный их поток, фиксирует сроки и суммы предстоящих платежей в пользу компании от реализации корпоративного инвестиционного проекта. Платежный календарь позволяет ежедневно контролировать движение денежных средств, своевременно производить расчеты с контрагентами, а также дает возможность избежать штрафных санкций, следить за своевременным и полным погашением дебиторской задолженности по проекту. Платежный календарь является частью системы управленческой отчетности, одним из основных инструментов управления денежной наличностью.

Таблица 1

Пример платежного календаря

В процессе составления платежного календаря решаются следующие задачи:

Организация учета временной стыковки денежных поступлений и предстоящих расходов предприятия, формирование информационной базы о движении денежных потоков и оттоков;

Ежедневный учет изменений в информационной базе;

Анализ неплатежей (по суммам и источникам возникновения) и организация конкретных мероприятий по их преодолению;

Расчет потребности в краткосрочном кредите в случаях временной нестыковки денежных поступлений и обязательств и оперативное приобретение заемных средств;

Расчет (по суммам и срокам) временно свободных денежных средств фирмы;

Анализ финансового рынка с позиции наиболее надежного и выгодного размещения временно свободных денежных средств фирмы.

Для того чтобы платежный календарь был реальным, его составители должны следить за ходом производства и реализации, состоянием запасов, дебиторской задолженности в целях предупреждения невыполнения финансового плана.

В платежном календаре притоки и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Правильно составленный платежный календарь позволяет выявить финансовые ошибки, недостаток средств, вскрыть причину такого положения, наметить соответствующие мероприятия и, таким образом, избежать финансовых затруднений.

Информационной базой платежного календаря служат:

План реализации продукции;

Смета затрат на производство;

План капитальных вложений;

Выписки по счетам предприятия и приложения к ним;

Договора,

Внутренние приказы;

График выплаты заработной платы;

Счета-фактуры;

Установленные сроки платежей для финансовых обязательств.

Процесс составления платежного календаря можно разделить на пять этапов:

1. Выбор периода планирования. Как правило, это месяц. В организациях, где денежные потоки часто меняются во времени, возможны и более короткие периоды планирования (декада, неделя).

2. Планирование объема продажи продукции (работ, услуг) осуществляется с учетом объема производства в рассматриваемом периоде и изменения остатков готовой продукции.

3. Расчет объема возможных денежных поступлений (доходов).

4. Оценка денежных расходов, ожидаемых в плановом периоде (заработная плата работников, коммерческие и управленческие расходы, капитальные вложения, налоги и сборы, дивиденды, погашение банковских ссуд и др.). Одним из элементов этого этапа является погашение кредиторской задолженности. При наличии значительной дебиторской задолженности просроченная кредиторская задолженность становится дополнительным источником краткосрочного финансирования, более дешевым, чем банковские ресурсы. Однако следует помнить, что краткосрочная кредиторская задолженность используется при оценке банкротства предприятия.

5. Сравнение ожидаемого сальдо на конец периода с минимальной суммой денежных средств на счетах и в кассе, которую целесообразно иметь в качестве страхового запаса, а также для прогнозируемых инвестиций.

Превышение планируемых расходов над ожидаемыми поступлениями означает недостаточность собственных возможностей для их покрытия и может являться признаком ухудшения финансового состояния. В этих случаях необходимо принять следующие меры:

Перенести часть не первоочередных расходов на следующий календарный период,

Ускорить по возможности отгрузку и реализацию продукции;

Принять меры по изысканию дополнительных источников.

Если имеется излишек денежных средств, то это в определенной степени говорит о финансовой устойчивости и платежеспособности предприятия. Для получения дополнительной прибыли эти денежные средства могут быть инвестированы в краткосрочные ценные бумаги.

Наиболее сложным моментом в составлении платежного календаря является прогнозирование поступления денежных средств в каждый конкретный момент времени. Это является камнем преткновения для финансового директора или менеджера, составляющего платежный календарь. От того, насколько правильно будет спрогнозировано поступление денежных средств на счета предприятия, зависит и разница между запланированными и фактическими оттоками денежных ресурсов. В сложившейся практике рыночных отношений зачастую сложно, а иногда и невозможно точно определить, когда поступят денежные средства на счета или когда будут произведены оплаты за отгруженную продукцию, как бы хорошо при этом ни работали на предприятии отделы маркетинга, плановый и другие.

Как показывает практика планирования денежных потоков на ряде сельскохозяйственных предприятий, суммы фактических платежей очень сильно отличаются от запланированных. В первую очередь это связано с отсутствием или недостаточным притоком денежных средств в тот день, в который запланированы те или иные платежи. В результате нарушаются сроки платежей, растет сумма кредиторской задолженности, предприятию приходится оплачивать штрафные санкции и неустойки, предусмотренные в договорах, в спешном порядке происходит перераспределение имеющихся денежных средств по наиболее важным направлениям. Все это негативно сказывается на эффективности работы предприятия.

Заключение

Для оперативного управления денежными потоками целесообразно составлять платежный календарь, в котором отражается график поступления денежных средств от всех видов деятельности в течение прогнозного периода времени (5, 10, 15, 30-ти дней), а также график предстоящих платежей (налогов, заработной платы, формирования запасов, погашения кредитов и т. д.). Он полностью охватывает денежный оборот коммерческой организации; дает возможность увязать поступления денежных средств и платежи как в наличной, так и безналичной формах; позволяет обеспечить постоянную платежеспособность и ликвидность.

Ценность платежного календаря как инструмента управления денежными потоками компании заключается в установлении связи между денежными потоками, конкретными периодами времени и источниками денежным сумм.

Первым разделом календаря является его расходная часть, отражающая все предстоящие расчеты и перечисления средств, вторым — доходная часть.

Соотношение между обеими частями платежного календаря должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство, либо, что еще лучше, превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей организации в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует часть первоочередных платежей перенести на другой календарный период, ускорить по возможности отгрузку и реализацию продукции, принять меры по изысканию дополнительных источников.

При составлении платежного календаря используются данные учета операций по расчетному счету в банке, сведения о срочных и просроченных платежах поставщикам, а также учитываются график отгрузки продукции и передача платежных документов в банк, финансовые результаты реализации продукции, плановые взносы в бюджет налога на прибыль, имущество и другие налоги, отчисления в социальные внебюджетные фонды, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.

Платежный календарь позволит предприятию в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия; обеспечить приоритетность платежей по критерию их влияния на конечные результаты финансовой деятельности предприятия; в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока, т. е. платежеспособность предприятия в рамках краткосрочного периода.

Список литературы

Акулов Б.В. Финансовый менеджмент. - М.: Флинта, МПСИ, 2010. - 264 с.

Балащенко В.Ф., Бондарь Т.Е. Финансовый менеджмент. - М.: ТетраСистемс, 2010. - 272 с.

Бахрамов Ю.М, Глухов В.В. Финансовый менеджмент. - С.-Пб.: Питер, 2011. - 496 с.

Бланк И. А. Основы финансового менеджмента. В 2 томах том 1. - М.: «Омега-Л», 2011. - 656 с.

Бланк И. А. Основы финансового менеджмента. В 2 томах том 2. - М.: «Омега-Л», 2011. - 688 с.

Кириченко Т.В. Финансовый менеджмент. - М.: Дашков и Ко, 2010. - 484 с.

Ковалев В.В. Управление денежными потоками, прибылью и рентабельностью. - М.: Проспект, 2013. - 334 с.

Кузнецова И.Д. Управление денежными потоками предприятия: учеб.пособие; под редакцией А.Н. Ильченко/ Иван. гос. хим.- технол.ун-т. - Иваново, 2008 - 193 с.

Лукасевич И.Я. Финансовый менеджмент. - М.: Национальное образование, 2013. - 768 с.

Селезнев А.З. Контроль финансовых потоков. - М.: Инфра-М, 2010. - 304 с.

Тимофеева Т.В. Анализ денежных потоков предприятия. - М.: Финансы и статистика, Инфра-М, 2010. - 368 с.

Филатова Т.В. Финансовый менеджмент. - М.: Инфра-М, 2010. - 240 с.

Черутова М.И. Финансовый менеджмент. - М.: Флинта, МПСИ, 2010. - 104 с.

Цель работы : составить платежный календарь работы организации на месяц.

Платежный календарь – план рациональной организации оперативной финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники поступления денежных средств с расходами на осуществление финансово-коммерческой деятельности.

Платежный календарь отражает доходы, поступления средств, отношения с бюджетом по налогам, кредитные отношения.

Назначение платежного календаря - контроль за платежеспособностью предприятия.

Платежный календарь составляется по всем статьям денежных поступлений и расходов, проходящих через расчетный и ссудный счета хозяйствующего субъекта в банке. Платежный календарь разрабатывается, прежде всего, путем уточнения и конкретизации плановых показателей очередного квартала и разбивки этих показателей по месяцам. Затем показатели можно уточнить и разбить на более мелкие периоды (пятидневки, недели).

В платежном календаре поступления денег и денежные расходы должны быть сбалансированы.

Если поступления денег превышают их расход, то в балансе отражаются денежные накопления (остаток средств на расчетном счету).

Если планируемые расходы превышают ожидаемое поступление денежных средств (вместе с переходящим остатком средств на расчетном счете), то это означает недостаточность собственных финансовых возможностей предприятия. В этом случае необходимо перенести часть не первоочередных расходов на следующий календарный период или принять оперативные меры по изысканию дополнительных источников.

Платежный календарь составляется, исходя из конкретных данных оперативного учета, операций по расчетному счету в банке, учета сдачи расчетных документов в банк, сведений о состоянии срочных и просроченных платежей, расчетов с дебиторами и кредиторами, об остатках задолженности по срочным и просроченным ссудам и т.п.

Методические указания к выполнению работы:

1. Составить платежный календарь по условным данным работы хозяйствующего субъекта на предстоящий месяц. Данные к расчету и форма платежного календаря приведены ниже.

2. Вычислить коэффициент платежеспособности предприятия как отношение суммы поступлений денежных средств к сумме их расходов и сделать вывод о достаточности собственных финансовых возможностей предприятия. Сбалансировать поступление и расходы денежных средств. Обосновать перенос расходов на следующий календарный период.

Данные к расчету

На первый квартал запланирована выручка от реализации основной продукции в размере 651 тыс. руб., экспортные поступления – 199,5 тыс. руб. Кроме того, в феврале запланирована реализация ТМЦ на сумму 5150 руб., поступление просроченной дебиторской задолженности – 1600 руб., передача залогового имущества в банк для реализации – 7820 руб. и выручка от прочей реализации 7180 руб.

Расходы денежных средств в предстоящем месяце планируются в объеме:

приобретение материалов и комплектующих – 45680 руб., зарплата – 50800 руб., отчисления в социальные внебюджетные фонды – 19500 руб., уплата косвенных налогов – 50970 руб., уплата прочих налогов и сборов – 52450 руб., оплата электроэнергии – 2110 руб., отопления – 13055 руб., водоснабжения – 1600 руб., услуги ж/д транспорта – 2800 руб., услуги связи – 140 руб., расходы на производственные командировки – 8820 руб., расчетно-кассовое обслуживание – 1200 руб. Прочие расходы намечаются в сумме 2100 руб.

В течение первого квартала на производственное развитие планируется направить 98760 руб., социальное развитие – 32100 руб., погашение кредита банку планируется в сумме 36000 руб., выплата процентов по кредиту - 8850 руб. Просроченная кредиторская задолженность на начала квартала составила 1830 руб.

Платежный календарь или баланс доходов и расходов на февраль 200 Х год

	Показатели	Объем
	Поступление денежных средств
	От реализации продукции
	Экспортные поступления
	От реализации ненужных товарно-материальных ценностей
	Поступления просроченной дебиторской задолженности
	Передача залогового имущества в банк для реализации
	Прочая реализация
	Итого поступлений
	Расходы денежных средств
	Косвенные налоги
	Оплата за материалы и комплектующие
	Заработная плата
	Отчисления в социальные фонды
	Электроэнергия
	Отопление


	Ж/д транспорт
	Командировочные расходы
	Прочие налоги и сборы
	Гашение кредита и процентов банку
	Гашение кредита;
	Процент за кредит.
	Прочие банковские расходы
	Расходы на социальное развитие
	Расходы на производственные расходы
	Просроченная кредиторская задолженность
	Прочие расходы
	Итого расходов
	Коэффициент платежеспособности
	Превышение поступлений над расходами
	Превышение расходов над поступлениями
	Балансирующие статьи:



	Коэффициент платежеспособности после балансировки

Задачи платежного календаря

1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря -- борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден -- значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.

Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами -- и отражать все это непосредственно в платежном календаре.

2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.

3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.

4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.

5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.

6. Максимально исключить человеческий фактор.

Главная цель использования платежного календаря - борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет наглядно увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.

Рис. 1

платежный календарь денежный поток

Основные этапы разработки системы платежного календаря

1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).

Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.

Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана)

2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.

Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.

Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.

Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности -- завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.

3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.

После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

Реестр заявок -- это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.

4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.

После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.

Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.

6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».

Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

· создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);

· формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);

· реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).

· разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.

Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.

Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

Платежный календарь является инструментом оперативного планирования, управления и контроля над движением денежных потоков организации, а так же средством которое обеспечивает эффективный мониторинг процесса расчетов с покупателями и поставщиками. Для решения этих задач в систему платежного календаря входят три основных функциональных блока: планирование платежей (выплат), планирование поступления денежных средств и формирование платежных документов.

Функционал платежного календаря позволяет объединить информацию о потребности организации и ее подразделений в денежных средствах с прогнозируемыми объемами поступлений от покупателей (заказчиков) и иных источников в единое информационное пространство, которое обеспечивает прозрачность и прогнозируемость данных, а так же значительно повышает эффективность управления денежными средствами предприятия.

Одним из наиболее важных требований к любой финансовой системе является система управления уровнями допуска пользователей, которая обеспечит не только четкое ограничение доступа к конфиденциальным данным, но и сохранит удобство работы с теми функциональными блоками которые необходимы сотрудникам для выполнения своих задач. Модуль администрирования прав доступа к функциям платежного календаря, обеспечивает широкие возможности для управления правами как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов) так и на уровне организаций и центров финансовой ответственности.

Общая функциональная модель системы "Платежный календарь" представлена на следующей схеме.

Платежный календарь

Перечень основных функциональных блоков системы "Платежный календарь":

Календарное планирование платежей

Управление платежами и контроль за расходованием денежных средств одна из ключевых задач финансового планирования, основным условием решения которой является наличие четкой, структурированной и актуальной информации о всех запланированных безналичных платежах и выплат наличными денежными средствами, а так же текущем и прогнозируемом уровнях обеспеченности денежными средствами. Для отражения в платежном календаре предприятия запланированных платежей, предназначен документ "Платежный календарь: План расходования денежных средств ", который позволяет регистрировать планируемые платежи как разрезе видов денежных средств (наличные, безналичный) и мест их размещения (расчетные счета, кассы), так и в разрезе направлений и целей их использования (статей движения денежных средств, получателей, договоров).

Удобство и эффективность процесса планирования и контроля исполнения платежей обеспечивает целый ряд специализированных инструментов, предназначенных планирование платежей относящихся к различным потокам движения денежных средств: поставщикам товаров и услуг, выплат по заработной плате, уплате налогов и т.п.

Формирование платежных документов

Данный модуль предназначен для ежедневного формирования платежных поручений в банка, и обеспечивает окончательное ранжирование запланированных платежей, с учетом установленных приоритетов. Формирование платежных поручений осуществляется с помощью документа Платежный календарь: Реестр платежей , работа с которым осуществляется через помощник "Формирование реестров платежей", который позволяет на основании заложенных в платежный календарь предприятия планов платежей, формировать платежные поручения и контролировать (исполнение).

Сформированные платежные поручения автоматически экспортируются в программу 1С: Бухгалтерия 8 и в дальнейшем могут быть переданы в банк с использованием стандартной обработки обмена с системой банк-клиент. Более подробную информацию по данному модулю можно получить на странице, описывающей порядок работы по формированию платежных документов .

Календарное планирование поступлений денежных средств

Блок планирования поступления денежных средств предоставляет возможность сотрудникам отделов, ответственных за контроль расчетов с поставщиками и заказчиками, планировать поступления средств по основным направлениям деятельности предприятия и осуществлять контроль за исполнением сроков оплаты и календарных графиков платежей. Возможности данного блока обеспечивают:

Оперативный доступ к информации о поступлении денежных средств от контрагентов, их текущей задолженности и позволяют осуществлять эффективный контроль за погашением дебиторской задолженности и соблюдением установленных договорами графиков платежей;
Выявление неплатежеспособных покупателей и способствуют своевременному принятию необходимых мер;
Повышение финансовой дисциплины сотрудников и прозрачности процесса работы с клиентами.

Для отражения сумм запланированных поступлений предусмотрен документ "Платежный календарь: План поступления денежных средств ". Удобство работы пользователей с данным блоком в системе "Платежный календарь" обеспечивает специальный интерфейс - "Помощник планирования поступления денежных средств", объединяющий в себе все необходимые данные как для контроля запланированных сумм, так и для планирования новых ожидаемых платежей.

Управление правами доступа пользователей

Одной из наиболее важных задач любой финансовой системы является обеспечение информационной безопасности. Заложенная в систему "Платежный календарь" система управления уровнями доступа пользователей, предоставляет широкие возможности для администрирования прав как на уровне объектов (справочников, документов, отчетов) так и на уровне доступа к данным в разрезе организаций и центров финансовой ответственности. Текущая версия системы предоставляет три предопределенных набора прав:

Право планирования поступлений;
Право формирования платежных документов;
Право планирования платежей.

Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового планирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика платежей, определяется их приоритетность и синхронизируются поступления и выплаты.

Чтобы сформировать платежный календарь , финансовому работнику понадобится следующая информация:

· отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров, контрагентов и ответственных лиц;

· графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;

· графики периодических выплат – налогов, заработной платы и т. п.;

· данные о текущих остатках на счетах.

В первую очередь имеет смысл занести в календарь регулярные выплаты и поступления. Как правило, это такие платежи, как авансы, расчеты по кредитам и займам, оплата процентов, штрафов и пени.

Основными видами платежного календаря являются следующие:

· Налоговый платежный календарь . Этот плановый документ разрабатывается по предприятию в целом и содержит обычно только один раздел - «график налоговых платежей» (возвратные платежи по налоговым перерасчетам денежных средств включаются обычно в календарь инкассации дебиторской задолженности).

Календарь инкассации дебиторской задолженности . Этот вид платежного календаря разрабатывается обычно по предприятию в целом (хотя при наличии специализированного подразделения - кредитного отдела - он может охватывать группу платежей только этого центра ответственности).

Календарь обслуживания финансовых кредитов . В соответствии с действующей международной практикой составления отчетности и прогнозирования денежных потоков обслуживание финансовых кредитов отражается в составе операционной (а не финансовой) деятельности предприятия.

Календарь выплат заработной платы . Такой платежный календарь разрабатывается обычно на предприятиях, применяющих многоступенчатый график выплат заработной платы работникам различных структурных единиц (филиалов, цехов и т.п.).

Календарь (бюджет) формирования производственных запасов разрабатывается обычно для соответствующих центров затрат (структурных подразделений, осуществляющих материально-техническое обеспечение производства).

Календарь (бюджет) управленческих расходов . В составе этого бюджета отражаются платежи по закупке канцелярских принадлежностей; компьютерных программ и средств оргтехники, не входящих в состав внеоборотных активов; расходы на командировки; почтово-коммуникационные расходы и другие затраты, связанные с управлением предприятием (кроме затрат на оплату труда административно управленческого персонала, отражаемых в календаре выплат заработной платы).

Календарь (бюджет) реализации продукции . Эта форма платежного календаря разрабатывается обычно в разрезе центров доходов или центров прибыли предприятия. Указанный платежный календарь содержит два раздела - «график поступления платежей за реализованную продукцию» и «график расходов, обеспечивающих реализацию продукции».

Разработка платежного баланса.

Для составления прогнозного баланса необходимо систематически накапливать информацию о работе организации.

Прогнозирование основано на тщательном анализе как, можно большего количества отдельных элементов доходов, расходов, активов, пассивов и обдуманной оценке их будущей величины с учетом взаимосвязи между элементами, а также вероятных будущих условий. Прогнозирование требует получения как можно большего количества подробностей. Кроме того, следует оценить стабильность отдельных элементов через вероятность их повторения в будущем. Это придает определенное значение анализу неповторяющихся факторов и чрезвычайных статей.

Прогнозирование требует использования разных бухгалтерских отчетов, охватывающих как можно большее количество периодов. Повторяющуюся деятельность можно прогнозировать с большей степенью уверенности, чем случайные события.

Разработка прогнозного баланса должна осуществляться в следующей последовательности:

1. Анализ текущего финансового состояния организации по данным аналитических таблиц;

2. Анализ финансовых результатов и факторов, влияющих на них;

3. Определение относительных и абсолютных изменений в структуре активов, пассивов, доходов, расходов;

4. Построение прогнозного баланса.

Составление прогнозного баланса начинают с определения ожидаемой величины собственного капитала (СК n +1).

Уставный капитал обычно меняется редко, поэтому в прогнозный баланс его можно включить той же суммой, что и в последнем отчетном балансе.

Предположим, что Добавочный капитал в течение 2010 г. не увеличился и не уменьшился, то есть его величина отсутствует вообще. Предположим, что его не будет и в будущем году.

Резервный капитал, предположим, тоже не изменился.

Таким образом, основным элементом, за счет которого изменяется сумма собственного капитала, является прибыль, остающаяся в распоряжении организации.

Прогноз объема выручки является результатом изучения таких факторов:

– прошлый объем продаж;

– рыночная конъюнктура и ее изменение;

– общая экономическая ситуация;

– доходность продукции;

– ценовая политика;

– имеющиеся производственные мощности;

– затраты.

Планирование производственной мощности предприятия.

Производственная мощность предприятия - это максимально возможный выпуск продукции за единицу времени в натуральном выражении в установленных планом номенклатуре и ассортименте, при полном использовании производственного оборудования и площадей, с учетом применения передовой технологии, улучшении организации производства и труда, обеспечении высокого качества продукции.

Планирование производственных мощностей очень важно в достижении долгосрочного успеха организации. Как показывает опыт, слишком большие производственные мощности могут быть не менее вредны, чем слишком маленькие. При выборе стратегии производственных мощностей, менеджеры должны рассмотреть вопросы следующего типа: «Мы должны иметь одну большую производственную мощность или несколько маленьких?», «Мы должны расширить производственные мощности прежде, чем возникнет дополнительный спрос или ждать, пока он не появиться?». Чтобы ответить на эти и подобные вопросы, необходим систематический подход и развитие стратегии производственных мощностей, соответствующей каждой конкретной ситуации. Менеджеры предприятия должны исследовать три измерения стратегии выбора производственной мощности перед принятием соответствующих решений: выбор размера запаса производственной мощности, выбор времени и размера расширения и связывание решений по производственной мощности с другими принимаемыми решениями.

Планирование технического развития предприятия.

Планирование технического развития производства состоит из комплекса технических, организационных, планово-экономических и социальных мероприятий, направленных на повышение технического уровня производства, увеличение выпуска высококачественной продукции, роста производительности труда, улучшение использования основных фондов, производственных мощностей, материальных и трудовых ресурсов, совершенствование внутризаводской системы управления, планирования, экономического стимулирования, улучшение условий труда.

Основными задачами данного раздела годового плана являются: определение основных направлений по освоению и выпуску наиболее прогрессивных видов продукции, совершенствование техники, технологии и применению передовых методов организации труда и производства, установление структурным подразделением предприятия задания по развитию и улучшению технико-экономических показателей работы предприятия, определение экономического эффекта планируемых мероприятий и степени их влияния на технико-экономические показатели предприятия.

Исходными материалами для составления этого раздела плана являются контрольные цифры и задания вышестоящих организаций по внедрению и освоению новых видов продукции; научно-технические прогнозы по основным направлениям развития предприятия, результаты законченных НИОКР, патенты, лицензии, изобретения, заявки потребителей на создание новых видов продукции.

Этот раздел плана комплексный, он состоит из ряда подразделов:

1) Проектирование, освоение новой и повышение качества изготавливаемой продукции является важнейшим направлением деятельности предприятия, имеющим своей целью обеспечение допустимых темпов научно-технического прогресса и повышение качества выпускаемой продукции.

Мероприятия этого раздела группируются по следующим направлениям:

а) создание новых видов продукции;

б) освоение выпуска вновь созданных видов продукции;

в) организация выпуска ранее освоенных изделий на дочерних предприятиях;

г) модернизация выпуска продукции;

д) повышение качества изготавливаемой продукции;

е) внедрение новых прогрессивных стандартов и ТУ на продукцию и снятие с производства устаревшей продукции.

Для каждого из этих мероприятий предварительно разрабатывается календарно-оперативный план (график) выполнения работ, составляется смета затрат и определяется экономический эффект от внедрения.

Планирование трудовых ресурсов и оплаты труда.

Планирование трудовых ресурсов включает в себя следующие этапы:

Оценка имеющихся трудовых ресурсов. Коллектив оценивается по количественным и качественным показателям.

Оценка будущих потребностей исходит из стратегических целей предприятия, а также из краткосрочных задач.

Разработка программы по развитию трудовых ресурсов, мероприятия по найму, подготовке и продвижению кадров.

Оценка наличных трудовых ресурсов, позволяющая судить о необходимых изменениях численности работников, основывается как на данных об объеме выполняемой работы, так и на анализе ее содержания. Целью такого анализа является уточнение задач по отдельным группам исполнителей и формирование адекватным квалификационных требований, а также выявление резервов повышения продуктивности труда на каждом конкретном участке работы.(3, с.37).

В экономической практике используется несколько методов анализа содержания работы. Это фотография рабочего времени, в ходе которой определяются и регистрируются во времени задачи и действия, выполняемые работником и по результатам которой могут быть достаточно оценены степень целесообразности и роли значимости отдельных трудовых действий.

Другой метод предусматривает сбор необходимой информации путем собеседования с работниками или их непосредственными руководителями. Возможно также использование анкетного опроса, когда работники заполняют стандартный опросный лист или дают в свободной форме письменное описание содержания выполняемой ими работы.

Главной целью планирования оплаты труда является обеспечение высоких конечных результатов производства, непосредственной зависимости размера оплаты труда от объема работ и прибыли.

Средства, направляемые на оплату труда, образуют фонд заработной платы (ФЗП), который состоит из фонда оплаты труда (ФОТ) и средств, выплачиваемых из прибыли. Фонд оплаты труда входит в состав себестоимости продукции (работ, услуг) и регламентируется действующими нормативными документами, в первую очередь положением о составе затрат, включаемых в себестоимость. Размер средств, направляемых предприятием из прибыли, зависит от результатов производственно-хозяйственной деятельности.

Планирование оплаты труда включает:

планирование фонда заработной платы; планирование средней заработной платы.

Исходными данными для планирования фонда оплаты труда являются:

производственная программа; численность работающих по категориям; действующая тарифная система; нормы труда; расценки на изделия, детали; штатное расписание; применяемые формы и системы заработной платы; законодательные акты по труду.

Определение средств на оплату труда происходит на основе плановой численности и установленных должностных окладов (тарифных ставок), которые учитывают минимальный размер оплаты труда и разряд работника по единой тарифной сетке.

Планирование фонда оплаты труда на предприятии может осуществляться с помощью следующих методов:

по достигнутому уровню базового фонда оплаты труда; на основе средней заработной платы; нормативный; поэлементный (метод прямого счета).

26.Информационное обеспечение планирования.

1. Информационное обеспечение планирования:

Внешняя информация

Внутренняя информация

Статистические ежегодники;

Данные переписи населения;

Каталоги, проспекты

Годовые финансовые отчеты фирм;

Результаты конкурсов;

Информация отраслей, бирж, банков;

Таблицы курсов акций;

Судебные решения

Газеты, журналы, информационно-аналитические бюллетени

Выставки, ярмарки, совещания, конференции, презентации, дни открытых дверей, электронные базы и банки данных.

Основные типы информации:

первичная и вторичная

Первичные данные получают в результате исследований, специально проведенных для решения конкретной проблемы.

Их сбор осуществляется путем наблюдений, измерений, опросов, экспериментальных исследований.

Вторичные данные, применяемые при проведении кабинетных исследований, - это данные, собранные ранее из внутренних и внешних источников для целей, отличных от целей данного исследования.